Mine 3 grundprincipper i effektiv projektledelse

Jeg har ikke en cand. grad i kommunikation eller ledelse. Jeg bruger sjældent Gantt-diagrammer (jeg ligger dog en simpel tidsplan). Jeg kender kun perifert til anerkendte process- og projektmetodikker såsom Prince 2.

Trods dette føler jeg alligevel at jeg, gennem min erfaring, har fundet 3 effektive grundprincipper jeg arbejder efter for at føre projekter, relativt gnidningsfrit, fra start til slut – så både jeg om forhåbentlig mine kunder er tilfredse.

1. Sæt dig i føresædet

• Sørg for at tage føresædet fra start.
• Led kunden gennem processerne og vis at det er dig der ved hvordan man kommer sikkert og effektivt fra A til B.
• Tag initiativ og vær proaktiv.

2. Kommuniker kort og præcist

• Giv korte og præcise status beskeder undervejs i projektfoløbet. Ingen lange emails. Angiv hvor i projektet I pt. befinder jer og hvornår den næste milepæl er.
• Opstil klare valgmuligheder for kunden; JA / NEJ – GO / NO GO. Ingen åbne spørgsmål.
• Ved mere komplekse kommunikationsbehov, så brug evt. alternative værktøjer end mail: Telefonopkald (glem princippet om at du skal have ting på skrift), video, billeder, lydfiler… osv.
• Brug kundens termer. Hvis kunder referer til et website, som “hjemmeside”, så brug ordet hjemmeside i din kommunikation. Hvis et wireframe er en skitse i kundens øjne; så er det en skitse.
• Hvem siger at man kun kan snakke under møder? Dine langhårede og fagtekniske termer går med garanti kundens øre og forståelse forbi. Så gør ting istedet. Lad vær med at snakke bare for at snakke. Eksempelvis er det meget mere effektivt at tage et stykke papir og tegne, eller hive laptoppen frem under mødet og begynde at producere det man prøver at forklare kunden. Du skal selvfølgelig færdig producere noget, men blot vise pointen for kunden.

3. Afslut opgaverne, ikke projektet

• Et projekt kan ikke afsluttes det kan blot arkiveres. Man kan altid åbne et projekt op igen og skabe nye opgaver til det (ihvertfald indenfor online branchen). Udarbejd en liste med de små og store opgaver der ligger i projektet pt. og kommunikere den videre til kunden. Afslut dem og underret kunden. Pointen er at få afstemt forventningerne og give alle en god fornemmelse af fremskridt – dette er især vigtigt ved længere projekter.

Min erfaring siger mig at det ikke behøves at være mere avanceret end disse 3 grundprincipper. Til at underbygge disse principper bruger jeg forskellige værktøjer:

• En email klient (sjovt nok til emails)
• BaseCamp (Et projektstyringsværktøj. Mest kun til internt brug)
• En simpel tidsplan til kunden (For det meste kun en angivelse af milepæle og de opgaver der ligger i projektet)
• Skype (Til de hurtige JA/NEJ beslutninger)